meniu

4. Cum achizitionezi Creative CRM. Flux de lucru Aplicatie Creative CRM. Primii pasi

In momentul in care se achizitioneaza aplicatia Creative CRM, am accesat si am facut un cont in interfata de logare, am asteptat ca superadmin-ul sa-l aprobe si iata-ne logati ca admin. Care sunt urmatorii pasi:

Daca intram pe dashboard vom vedea ca noul admin nu prea are ce vedea, avand in vedere faptul ca inca nu are create Proiecte si Staff:


• Modificare profil

Primul lucru pe care ar trebui sa-l faca, ar fi sa-si modifice/completeze datele de profil. Acest lucru se poate face dand click pe numele sau fotografia generica :


Tot aici, admin-ul isi poate schimba parola iar in afara campurilor obisnuite (name, password, email, phone, address) in pagina de editare profil/ schimbare parola exista cateva campuri importante pe care admin-ul ar trebui sa le completeze, astfel:

Primele 3 campuri si logo image se folesesc in antet-ul si footer-ul fisierelor pdf ce se pot exporta din aplicatie.

Meetings Link este o adresa a unui program de videoconferinte ce va putea fi apelata din Creative CRM si la care se pot conecta si angajatii (staff) acestui admin.

‘Meetings Token’ este inca in implementare si se doreste a fi o cheie cu care un invitat poate participa la o intrunire pe video chat. Iata un exemplu generic de completare:

Mai jos putem schimba parola:

• Angajare staff

Acum adminul nou are nevoie sa angajeze pe cineva care sa lucreze la proiectele sale. Adica Staff.

• Creare roluri in interfata de admin a Creative CRM

Pentru a putea crea staff, mai intai trebuie sa definim rolurile pe care acesti-a le vor putea avea in crm. Facem asta din Team/Permission si apoi butonul ‘Add New Account Role’:

Se poate crea oricate roluri, dar fiecare rol poate alege din sapte permisiuni. Sa presupunem ca suntem o firma de IT si avem nevoie de 3 tipuri de anajati: (programatori, designeri si vanzatori)

  • Programmers
  • Designers
  • Marketers

Cream un programator:


si-i dam dreptul de a putea gestiona doar proiectele la care admin-ul l-a asignat. Dupa ce am stabilit ce permisiuni are noul staff vom apasa butonul albastru ‘Add Account Role’ Iata cum arata acum pagina Team permission:


Cream, in mod identic si celelalte doua roluri, cu aceleasi permisiuni:


• Creare staff

Acum putem crea Staff. Vom intra in Team/Staff:


si vom apasa butonul ‘Add new staff’, care va deschide urmatoarea fereastra:


Mai jos, aceeasi fereastra din doua sectiuni:


Putem notifica prin email angajatul sau nu (inainte de a apasa butonul ‘Save’). Meetings-link i-l completam daca-l cunoastem, dar putem face asta si mai tarziu prin editare sau isi poate pune singur link-ul din interfata proprie (interfata Staff).
La selectia zilei de nastere pentru a ajunge foarte repede la data nasterii trebuie sa selectam mai intai anul:


Vom face click (in exemplul de mai sus pe ‘October 2018’) de doua ori :


navigam cu sageata stanga


si selectam anul. Apoi luna, ziua.
Am creat cativa angajati:


Avem posibilitatea sa vedem profilul, sa editam staff-ul sau sa-l stergem de pe coloana Options. Daca alegem sa editam, vom observa ca putem da cateva drepturi in plus staff-ului editat, sau il putem dezactiva:


Aici se poate sa permitem staff-ului editat sa-si modifice singur orele lucrate, intr-un procent pe care sa il stabilim de la inceput si se poate sa-i permitem accesul la Full report, cu editare de task-uri.
Acum ca avem creati angajatii, avem nevoie de clienti care pot apartine de companii. Sa presupunem ca am primit o comanda de la o companie de constructii pentru a crea un magazin virtual cu produse din domeniu.

• Creare client

Folosim meniul Client/Person si apoi butonul ‘Add New Client’:


• Creare Companie

Folosim meniul Client/Company si apoi butonul ‘Add New Company’.
Aici vom putea asigna la companie clientul creat anterior (Associated Person). Nu e obligatoriu. Putem lucra proiecte pentru clienti care nu au companii, insa pentru ca acestia sa sepoata loga in aplicatie si sa vada / primeasca rapoarte automatizate avem nevoie sa cream si sa alocam o persoana:


• Creare Proiect

Folosim meniul Client Project/Create Project. Stabilim aici numele, descrierea, bugetul, data de inceput si data estimata de sfarsit a proiectului, clientul si compania asociate, precum si staff-ul care va lucra. Inainte de a apasa butonul de creare, putem alege sa notificam clientul prin mail asupra faptului ca i s-a creat un Proiect la care urmeaza sa se aloce Tasks.


Am ajuns in pagina administrarii proiectelor. Avem un singur proiect deocamdata, respectiv ‘Magazin virtual materiale de constructii’ dar la care n-a lucrat inca nimeni. De aceea deschidem un alt browser in care vom loga un staff.


Am logat pe Ionescu Valentin. Vedem in casetele din pagina ca n-a lucrat nimic. De la inceputul lunii sunt 18 zile lucratoare (144 de ore).
Suntem in 26 oct 2020 si incepem munca. Trebuie sa apasam butonul Assigned Projects din sectiunea Projects:


Se va deschide pagina All client projects si vom face click pe numele singurului proiect din tabel. Ne va duce in pagina Staff/Dashboard:


De cand s-a logat a fost pe pauza:

1h, 24 min, 1 sec.


Din acest moment se considera ca Ionescu Valentin lucreaza la acest proiect, chiar daca nu a creat inca un task. Contorul de pauza se pune pe ‘pauza’ iar contorul proiectului se pune pe ‘run’. Se poate lucra si asa, dar clientul ar vrea sa stie ca munca angajatilor este mai bine organizata si de aceea intra in functiune conceptul de ‘task’.

Un task este o parte constituenta a unui proiect care se ocupa de realizarea unei singure sarcini, bine definite. Vom crea si noi primul task al lui Valentin pe care o sa-l denumim ‘Studiu caiet de sarcini’.

Asa ca Valentin va apasa butonul verde ‘Add New Task’. Aici vom completa titlul, descrierea, timpul estimat de lucru, ce staff lucreaza (de obicei cel logat), data de inceput si data estimata de terminare, o culoare pentru eticheta, dupa care se salveaza.


Fereastra nu se vede in intregime, mai jos este culoarea task-ului si butonul de salvare (Submit). Acum vedem task-ul creat in pagina:


Vom face click pe el si apasam sageata verde pentru a-l porni.


Acum avem si task-ul pornit:


Patratul rosu indica faptul ca task-ul lucreaza (este semnul de Stop Play). Pentru a-l opri apasam pe el:


Am mai creat un task pentru un designer de data asta:


Oprirea task-ului nu presupune intrarea pe ‘pauza’ a angajatului, valoare afisata in caseta pauza, ci la modul run pe proiect, fara task. :


Asadar, contorul proiectului va continua sa ruleze. Pentru a intra cu adevarat in pauza (ex. pauza de masa) se apasa butonul portocaliu Stop. Recomandam verficarea, astfel incat sa se vada toate cronometrele proiectelor oprite.

Cand staff-ul termina ziua de munca, este necesar sa inchida toate ferestrele proiectelor la care lucreaza (este posibil sa aiba deschise mai multe proiecte la care sa fi lucrat in ziua respectiva).

Prin urmare, intr-o zi de lucru se poate naviga prin mai multe proiecte fiecare cu mai multe tasks, lucrandu-se la fiecare din acestea. Numai un singur task poate fi activ pe play (sa contorizeze timp de lucru) intr-un singur moment. (vezi imaginea de mai jos)


Este indicat sa se foloseasca un singur browser (de preferat Google Chrome) pentru a ‘ponta’ in crm. Acum avem doi angajati care lucreaza. Adminul ii poate vedea in timp real, in meniul Real time:


Mentiune Tehnica: Refresh-ul la acesta pagina este de obiecei setat la un minut, dar se poate seta din fisierul env al aplicatiei (‘REAL_TIME_REFRESH_PERIOD’, 60000)

Pe ecranul Real Time, in interfata de Admin a Creative CRM, In partea de sus sunt pauzele, cu mentiunea ca pentru un staff care nu are nici un proiect deschis, el este in pauza pana la miezul noptii, dar a doua zi perioada de la inchiderea proiectelor si pana a doua zi la redeschiderea lor nu este inregistrata ca pauza.

Cu rosu sunt pauzele ‘active’ adica in acel moment staff-ul se afla in pauza (Contorul de pauza functioneaza). Iar cu scris negru sunt alte pauze care nu mai sunt ‘active’ si pe care le-a avut in timpul zilei.

Pe interfata Admin, in Dashboard se poate sa vizualizam faptul ca acest Business (Admin de Creative CRM) are 1 client, 4 membri in echipa si un proiect care ruleaza.


Observam in Real Time, cu culoare galbena o eticheta numita Creative meeting sau o iconita ce reprezinta o camera video. Daca facem click pe aceasta suntem invitati sa completam o adresa de meeting oferita de un program de video-chat. Se poate utiliza Creative Meeting, aplicatie de videoconferinte dezvoltata de catre Creative Ones




Acum, daca revenim in Real time vedem ca eticheta / Iconita ‘Creative meetings’ este scrisa cu alb, ceea ce inseamna ca avem setat un link de video-chat pentru Ionescu Valentin si acum se poate sa vizualizam in timp real doar daca userul isi da acceptul ecranul, respectiv la ce lucreaza ori camera si/sau microfonul pentru videoconferinte. Prin urmare, se poate lucra de la distanta cu toti salariatii exact ca si cum ar fi unul langa altul, toti in acelasi birou cu managerul / managerii firmei.


Daca facem din nou click pe eticheta / iconita Creative Meetings cu link activ, vom vedea ca si in imaginea de mai jos iar apoi in campul “please enter your name here” vom scrie numele (sau lasam blank) cu care sa aparem pe interfata de videoconferinte.


Ecranele video se pot vedea si pe meniul Real Time dar aici se reactualizeaza la 1 minut si se inchid. Pentru a putea urmari mai multi angajati simultan, fara ca ferestrele video sa se inchida, exista meniul Creative meeting.

Pe meniul Real Time, functionalitatile se disting astfel:


In imaginea de mai sus il vedem pe Ionescu Valentin, aflat in fata calculatorului si se presupune ca lucreaza la proiectul pe care este activ in Creative CRM. Pentru a putea vedea pe Ionescu sunt necesare mai multe conditii, astfel:

In primul rand, Ionescu Valentin trebuie sa aiba deschis acest link intr-un browser si sa aiba activata cel putin camera web ceea ce presupune ca el a acceptat ca poate fi urmarit pe camera.

Atunci cand cand este activ in CRM fie pe un task, fie doar pe un proiect, el trebuie sa aiba deschis si acest link de videoconferinta, separat, intr-un tab in acelasi sau alt browser.

Administratorul (Admin) poate deschide cateva astfel de link-uri pentru a urmari angajati care sunt activi in real time. Astfel, aplicatia prezinta exact ca si cum esti la serviciu si trece seful pe langa biroul tau sa vada la ce lucrezi.

Daca doreste sa vada la ce lucrezi poate solicita sau daca e vorba de ajutor intr-o anumita problema si vrei sa ii arati ecranul, se poate sa sa faci shareing la ecran.

In Real time, la fiecare 60 de secunde se reactualizeaza pagina si toate video-chat-urile se inchid. Pentru a ramane pe anumite canale (care prezinta ‘interes’) daca se face click pe link-ul de Creative Meetings…….../IonescuValentin se deschide o pagina noua in browser, permanenta.

De mentionat ca in Real time avem ferestre video de tip iframe care nu permit interactiunea camera-microfon (butoanele nu sunt active) ceea ce nu se intampla direct in browser.

Pentru a putea urmari mai multi angajati simultan, fara ca ferestrele video sa se inchida, exista meniul Creative meeting:


Acum am setat aceeasi adresa de meeting la doi staff. Aici ferestrele video sunt permanente, se pot urmari mai multi angajati in mod continuu, dar pentru a interactiona cu unii dintre ei, se recomanda sa se deschida tot in browser cu click pe link-ul de deasupra iframe-urilor.

Revenim in pagina Admin Projects:

Observam imediat ca avem posibilitatea sa dialogam pe proiect prin mesaje (si cu fisiere atasate), acestea fiind afisate pe ‘Wall’ in

  • Interfata user Admin - Client Project/Project List si apoi click pe numele proiectului dorit in tabel:

  • Interfata Staff - Dashboard/Assigned Projects/click pe numele proiectului in tabel:

  • Interfata Client - Project/Project List/click pe numele proiectului in tabel:

Admin-ul poate vedea in Admin Projects (Client Project / Project List / click pe proiect spre Project Room) toate detaliile legate de proiectul selectat, in mai multe sectiuni:

  • Overview

cateva cuvinte despre proiect din campul ‘descriere’ ;


  • Wall

mesagerie pe proiect cu posibilitatea de schimb de fisiere intre admin, staff si client:


  • Files

O colectie de fisiere asociate cu proiectul care se pot ‘urca’ . (In teste)


  • Tasks;Add new Task; Export

Afiseaza in calendar si detaliat task-urile proiectului, adauga un nou task sau exporta task-urile in format csv:


  • Timesheet

Afiseaza perioadele in care s-a lucrat la proiect, pe task-uri:


  • Payment

Permite setarea transelor de plata la anumite date:


  • Note

Adminul si staff pot scrie si vedea note pe proiect (sharing) iar Clientul are notele lui. E vorba de insemnari sub forma de text.


  • Edit This Project

Campurile Budget, No. hours si Budget hour intra in calculul venitului (generic) adus de un task, firmei.


Clientii nostri


Abilitatile noastre


Cu ce te putem ajuta?

Suntem aici pentru tine!

Go Trimite Cerere